¿CÓMO DIAGNOSTICAR LA ADMINISTRACIÓN ECONÓMICA?

Por Emilio Nazar Kasbo
Primero, analizaremos de modo general las conductas que se deben mantener ante el dinero. Luego abordaremos el diagnóstico de una mala administración; la buena administración surge por contraposición a ésta.

1-      TIPOS DE PERSONALIDAD Y SUS CONDUCTAS ANTE EL DINERO: Hay que conocerse para saber cómo es la conducta y la personalidad ante el dinero, ya que de otro modo se puede caer en la ruina y la miseria (voluntaria o forzada) por cualquiera de las conductas extremas.

a)   AVAROS: las personas tacañas a quienes hay que justificar todos los gastos y a las que la mayoría de ellos le parecen innecesarios, y a sus administradores les exigen hasta el más mínimo detalle ínfimo, contando hasta las décimas de centavo.

b)   DESPILFARRADORES DESCONTROLADOS: realizan continuamente compras despilfarrando de esta forma el dinero, son personas que viven al día e incluso se endeudan sin necesidad; no piden ninguna rendición de cuenta a sus administradores

c)   AMBICIOSOS: existe un tipo de personas que siempre está pensando en la posesión de bienes materiales

d)  INDIFERENCIA IGNACIANA O FRANCISCANA ANTE LOS BIENES: hay otros que son indiferentes a la posesión y a la mejora económica, pero los laicos tienen el derecho y el deber de realizar un recto uso de los bienes, ya que la indiferencia espiritual ante los bienes materiales no significa “mala gestión”, “despilfarro” o “dilapidación” del patrimonio.

e)   PRÓDIGOS: el que gasta desproporcionadamente respecto de su propio patrimonio, poniéndolo en peligro.

f)    CONDUCTA ANTE EL DINERO: Debe darse al dinero su valor justo, ni obsesionarse ni trivializarlo. Los altos ingresos no significa la imposibilidad de un colapso económico. Si hay alto nivel de ingresos, no se debe descartar que aparezcan problemas económicos, si se pretende un nivel de vida que implica gastos por encima de las propias posibilidades (o la despreocupación por el nivel de gastos, que produce un endeudamiento o una iliquidez que puede acarrear graves inconvenientes a futuro); pero al mismo tiempo si hay escasos recursos, con buena administración se puede vivir cómodamente y sin problemas económicos. Si hay un endeudamiento por encima de las propias posibilidades, surgirá una presión y una preocupación constante por llegar económicamente a fin de mes, acarreando un stress innecesario si se puede prevenir. Sobre todo porque esto afecta también al estado de ánimo como consecuencia de la imposibilidad de cubrir los gastos (sentimientos de angustia, fracaso, agobio, tristeza, que se transmitirán a las personas cercanas).

2-      CONTROL DE LOS GASTOS: Realizando un control sobre los gastos para que no excedan de las posibilidades, se establecen mecanismos útiles para el control de la economía personal. Esto permite adecuar la economía a la propia realidad, y planificar cómo se utilizará el dinero, sin caer en el rigorismo absoluto, del ajuste total a lo planificado, pudiendo ello variar en base a la capacidad de ahorro que se tenga.

a)      GASTOS NECESARIOS: Hay que determinar cuáles son los gastos necesarios

b)     GASTOS PRESCINDIBLES: Hay que establecer cuáles son los gastos prescindibles

c)      GASTOS FIJOS: Son los gastos necesarios que constantemente se realizan, de modo ineludible. Por ejemplo, los servicios (luz, gas, teléfono, alimentos, ropa, etc.)

d)     GASTOS VARIABLES: Son los gastos que pueden surgir eventualmente (por ejemplo, expensas extraordinarias, gastos de esparcimiento o vacaciones).

SEÑALES DE MALA ADMINISTRACIÓN:

I-                   SIN CAPACIDAD DE AHORRO. PRIMERA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No hay capacidad de ahorro.

II-                DESCONTROL. SEGUNDA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No hay control de gastos ni se establecen prioridades en los gastos.

III-             SIN RUMBO. TERCERA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No hay planificación de ingresos y gastos, ni hay un rumbo establecido para un crecimiento.

IV-             DESORGANIZACIÓN. CUARTA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: La economía personal o familiar no está organizada, y no hay ninguna revisión ni estadística sobre el patrimonio.

V-                IMPREVISIÓN. QUINTA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: Adoptar una actitud pasiva, ni tener previstas situaciones realmente complicadas, como puede ser un despido del trabajo o ingresos económicos excesivamente bajos (por ejemplo, debido a la inflación, recortes salariales), o por problemas económicos propios de la economía nacional (devaluaciones, “corralitos”, etc).

VI-             RITMO DE VIDA SUPERIOR A LAS PROPIAS POSIBILIDADES. SEXTA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: Llevar un ritmo de vida que ya no corresponde al propio nivel económico, o tratar de aparentar la posesión de mayores bienes que los realmente se tienen.

VII-          NO HAY PARÁMETROS DE PRECIO Y CALIDAD. SEPTIMA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No se comparan los precios, no se busca elegir precio y calidad o conducirse con indiferencia ante sobrefacturaciones inadvertidas.

VIII-       SIN PRIORIDADES. OCTAVA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: Priorizar gastos prescindibles por sobre los necesarios.

IX-             DELEGACIÓN CIEGA. NOVENA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: Delegar de modo completamente confiado el manejo de los propios negocios, dejándolos en manos ajenas, sin rendición de cuentas justificada y respaldada por comprobantes, ni auditoría alguna.

X-                DESPREOCUPACIÓN POR EL PROPIO PATRIMONIO. DECIMA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: Despreocupación por el rendimiento económico del propio patrimonio, según sus posibilidades. Existiendo recursos que pueden generar ingresos, los mismos no son explotados, ni se exige el respeto de los propios derechos.

XI-             “CARPE DIEM”. UNDÉCIMA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No se piensa a largo plazo, se vive el “día a día” o las decisiones urgentes impiden ver las consecuencias a mediano y largo plazo. También la preocupación mayor por lo operativo que por lo estratégico es una señal de mala administración.

XII-          SIN LIDERAZGO. DUODÉCIMA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: Falta de carácter para tomar decisiones, sobre todo si son fuertes. Tal debilidad permitirá avanzar los problemas hasta que los mismos no tengan solución. La falta de determinación en las decisiones (que no se toman por sí, ni tampoco se busca alguien que las asuma).

XIII-       LA RELACIÓN ES ANTEPUESTA A LOS RESULTADOS. DECIMOPRIMERA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: El “buen clima”, las “relaciones interpersonales”, estar “a gusto con tal persona” (sin analizar al mismo tiempo su capacidad y su honestidad), es priorizado por sobre el real rendimiento de tales personas, sin equilibrio alguno.

XIV-       FALTA DE LÓGICA EN LA TOMA DE DECISIONES. DECIMOSEGUNDA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: La ejemplaridad de quien toma las decisiones se ve afectada siempre por la inconsistencia en las resoluciones, o en la arbitrariedad o por la adopción de criterios con falta de lógica. La autoridad se basa en la ejemplaridad, y esta implica una coherencia, la racionalidad y la lógica en la toma de decisiones.

XV-          ORIENTACIÓN EXCLUSIVA A LA ACCIÓN. DECIMOQUINTA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No hay objetivos y valores en la asignación de funciones, dedicándose exclusivamente a tareas puntuales. Los colaboradores trabajan sin sentido, no saben qué tienen que hacer, ni por qué y para qué tienen que hacerlo.

XVI-       MALA DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO. DECIMOSEXTA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: El tiempo asignado a las tareas no es proporcional con el que la tarea requiere. No hay listas “inteligentes” de prioridades de acción, ni se evalúa el uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.

XVII-    FALTA DE CONCIENCIA. DECIMOSEPTIMA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No hay examen de conciencia sobre las cuestiones económicas y la responsabilidad sobre los bienes materiales que se administran, ni capacidad de autocrítica. Esto impide detectar errores y corregirlos. Las cosas “se hacen así” porque “se hacen así”.

XVIII- NO SE PRESTA ATENCIÓN AL DESPERDICIO. DECIMO OCTAVA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: El excesivo flujo de papeles, de teléfono, visitantes, medios de comunicación o redes sociales, tener fallas de comunicación, falta o exceso de información, entre otros, llevan a un desperdicio de tiempo que debe ser utilizado para fines de mayor utilidad si se racionalizan. Lo mismo sucede con la falta de prioridades, de planes, de autodisciplina, la falta de habilidad y conocimientos, no tener objetivos claros, dejar las cosas para más tarde y postergar decisiones claves, o tratar de hacer muchas cosas a la vez.

XIX-       FALTA DE PLANEAMIENTO DE ACTIVIDADES. DECIMONOVENA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No se diseñan objetivos ni hay planes de contingencia, no se revisan las metas ni se establecen las tareas diarias específicas y el tiempo asignado a ellas, no hay anticipación a obstáculos que pronto se deberán enfrentar, ni se organizan las tareas por orden de prioridad, las tareas no se definen clara y específicamente, o no son realistas.

XX-          FALTA DE SEGUIMIENTO DE LA PLANIFICACIÓN. VIGESIMA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: Si eventualmente se realiza una planificación, queda en el orden intelectual y carece de seguimiento. No hay fechas con plazos definidos que permitan establecer el cumplimiento de los objetivos de la planificación, ni se establecen fichas de seguimiento.

XXI-       FALTA DE PRESENCIA EN EL LUGAR EN QUE SE GENERAN LOS INGRESOS. VIGESIMO PRIMERA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: Se contraría el famoso dicho de que “El ojo del patrón engorda el ganado”. La ausencia del patrón permite abusos y descontroles irreversibles. La presencia del patrón aumenta efectivamente el nivel de cumplimiento y de rendimiento de las fuentes de ingreso. El futuro de dicha actividad es su ruina.

XXII-    PROBLEMAS DE ORGANIZACIÓN. VIGESIMO SEGUNDA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: Si hay un control insuficiente de las actividades, o si hay una insuficiente o mal planteada descentralización, se producirán graves consecuencias económicas a futuro.

XXIII- FALTA DE EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD. VIGESIMO TERCERA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No se analiza la suficiencia o insuficiencia de ingresos, el rumbo de la actividad que genera ingreso y sustento económico, no hay contabilidad de los costos, no se analiza el margen o beneficio propio, ni los problemas financieros, exceso de deudas para financiar las actividades económicas, exceso de deudas a corto plazo, de activos infrautilizados por gestión deficiente, reparto excesivo de dividendos, desconocimiento de las actividades económicas que se emprenden, conflictos de intereses entre el personal cuyos servicios se requieren, etc. Se evalúa la actividad económica por la cantidad de personal contratado, por los ingresos brutos, por el giro comercial, por la ganancia sin tener en cuenta su incidencia en el volumen, y por parámetros inadecuados. No se tiene en cuenta tampoco el contexto económico social y gubernamental en los análisis.

XXIV- IRRESPONSABILIDAD EN LA ACTIVIDAD ECONÓMICA. VIGESIMO CUARTA SEÑAL DE MALA ADMINISTRACIÓN: No hay “responsable” económico. No hay quien “de la cara”. De modo que los errores serán asumidos por el titular del capital o de los bienes. El descontrol y la falta de rendición de cuentas va de la mano de la irresponsabilidad

  

NOTA: El presente artículo es una síntesis de diversas notas que se encuentran en Internet, ordenadas e ilustradas por principios de la Doctrina Social de la Iglesia.